Données des salariés : combien de temps pouvez-vous les conserver ?

Concrètement, les employeurs ne peuvent pas conserver indéfiniment les informations concernant leurs salariés. Les données liées au recrutement, à la paie, aux absences ou encore aux contentieux doivent être conservées pendant une durée limitée, adaptée à leur finalité.

Pour aider les entreprises, la CNIL propose des repères pratiques. Par exemple, un CV non retenu peut être conservé jusqu’à 2 ans après le dernier contact avec le candidat. Les bulletins de paie doivent être conservés pendant au moins 5 ans, tandis que les documents liés au contrat de travail peuvent être gardés pendant toute la durée de la relation de travail, puis archivés pendant plusieurs années après la fin du contrat.

Même si ce référentiel n’est pas obligatoire en lui-même, certaines durées mentionnées s’imposent car elles sont prévues par la loi. Il est donc essentiel de vérifier que les pratiques de l’entreprise sont conformes, notamment en matière de conservation et de suppression des données.

Pour les entreprises l’enjeu est important. Une mauvaise gestion des données peut entraîner des risques en cas de contrôle, notamment au regard du RGPD. Ce référentiel constitue ainsi un outil utile pour sécuriser ses pratiques et éviter les erreurs, à condition de l’adapter à la situation de l’entreprise.

Pour aller plus loin, il peut être utile de consulter le référentiel publié par la CNIL, qui détaille les durées applicables selon chaque situation et permet de sécuriser ses pratiques.